Основные требования к составлению должностных инструкций
Должностная инструкция разрабатывается на основе положения о работе подразделения. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением, т.е. все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Второй документ, который необходим для подготовки должностной инструкции - это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. Из-за этого появляются должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих. Необходимо следить, чтобы этого не происходило.
Должностная инструкция должна содержать совокупность всех основных выполняемых работником функций. Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все пункты должны быть максимально конкретными. Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.
Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам:
название должности;
наименование структурного подразделения;
цель должности (зачем она существует);
подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется);
перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам.
Несколько дополнительных комментариев, по написанию указанных выше разделов:
а) цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата",
б) стандарта на количество функциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако из практики должностная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7 функциональных блоков, внутри каждого из которых приведены 6-7 должностных обязанностей.
При составлении должностной инструкции важно придерживаться единого стиля, потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла?
Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного.
Основные требования к форме должностной инструкции
В обязательном порядке в должностную инструкцию должны входить следующие пункты:
1. Непосредственная подчиненность работника.
Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Но действительным является только то положение, которое существует на бумаге.
2. Порядок назначения и освобождения от должности.
Этот порядок не изменился: назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа.
3. Чем руководствуется работник в своей деятельности.
Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Но не достаточно прямой ссылки на должностную инструкцию - необходимо перечислить ряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой - положение об отделе и настоящая должностная инструкция.