Внедрение процессного управления "бизнес-процессами" на предприятии
Вспомогательные Процессы. Кроме Основных Процессов в организации существуют еще и Вспомогательные Процессы. Эти Процессы напрямую не контактируют с продукцией и предназначены для обеспечения нормального функционирования Основных Процессов. К таким Процессам относятся: Процесс подготовки, обучения и аттестации персонала. Процесс управления документацией. Данный Процесс устанавливает порядок разработки, утверждения и ведения документации, регламентирующей деятельность организации и ее отдельных подразделений, который обеспечивает эффективную работу всех Процессов. Процесс/процессы обеспечения.
Вспомогательные Процессы обеспечивают работу Основных Процессов (сервисное обслуживание оборудования, обеспечение энергоресурсами и производственной средой, обеспечение работы офиса, информационное обеспечение, обеспечение финансовой поддержки, управление окружающей средой, PR-деятельность и связь с общественностью и т.д.).
При выделении Вспомогательных Процессов действуют похожие правила.
Правило 1. Деятельность и персонал Вспомогательных Процессов не работают с Продукцией, составляющей цель деятельности организации напрямую, а обеспечивают работу Основных Процессов.
Правило 2. Количество Вспомогательных Процессов не должно быть более, чем 5±2. В ином случае высший руководитель теряет управление организацией по той же самой причине. Правило 3 и Правило 4. Точно такие же, как для Основных Процессов.
Пример выделения Основных и Вспомогательных Процессов для крупной организации приведен на Рис.3.2.
Рис.3.2 - Основные и Вспомогательные Процессы
II. Процесс
Упрощенная схема обратных связей в Процессе приведена на Рис.3.3.
Рис.3.3 Упрощенная схема Процесса
В основе управляемости Процесса лежит:
· назначение Руководителя Процесса;
· получение Руководителем всех необходимых ресурсов;
· наличие у руководителя документированных процедур (методик, инструкций, технологии) выполнения Процесса;
· построение Руководителем системы сбора объективной информации о ходе Процесса, о параметрах Продукта и удовлетворенности Потребителя.
Для того, чтобы решение принималось оптимальным образом, система показателей, по которым оценивается эффективность Процесса должна быть построена по признакам адекватности показателей ходу Процесса, полноты их набора, оптимальному количеству по трудозатратам на сбор и обработку информации [7].
· принятие Руководителем управляющих воздействий (управление ресурсами) для достижения максимальной эффективности результатов Процесса. Алгоритмы принятия основных управленческих решений: когда требуется вмешательство Руководителя процесса, критерии этого, типовые решения и, если они апробированы, то введение их в регламенты подчиненных. Главная задача руководителя - стратегическое руководство.
Данная схема применима для описания процесса любого уровня. В том случае, если Процесс достаточно велик и сложен, а его по частям выполняют различные должностные лица и сотрудники огромное значение принимает правильная и оптимальная организация и согласованность их работ.
III. Сеть Бизнес-процессов, из которых состоит Процесс
Для того чтобы ход Процесса был организован оптимальным образом, необходимо:
. Четко определить спецификацию на Выходы Процесса. Приоритет в установлении требований к Выходам Процесса имеет Потребитель результатов Процесса. "Клиент всегда прав". При этом Потребитель может быть как внешним, так и внутренним, то есть выход одного Процесса может являться Входом другого в пределах одной организации.
Огромное значение имеет согласованность действий и отсутствие проблем на стыках процессов. Как правило, при согласовании внутреннего взаимодействия, руководители должны определить между собой, кто?, что?, кому? и когда передает? Одним из удобных средств документального регламентирования такого взаимодействия являются хорошо известные "Положения о подразделениях". В типовую форму можно добавить раздел "Взаимодействие" внести в этот раздел порядок взаимодействия подразделений (процессов) между собой и согласовать между взаимодействующими руководителями.