Организация труда руководителя
Вопросы организации собственного труда многие руководители часто игнорируют, ссылаясь на специфику сферы своей деятельности, на то, что они перегружены текучкой и, вообще, уж свой-то труд они организуют правильно.
В труде руководителей различных организаций и на различных уровнях управления много общего, сходного: повторяющихся приемов, методов, способов выполнения отдельных операций, процедур, отдельных видов работ, являющихся составными частями процесса труда, рациональное выполнение которых значительно повышает эффективность деятельности как руководителя, так и руководимого им коллектива.
Труд руководителя требует и особых качеств личности. Он должен уметь охватывать все стороны возникающих проблем, быстро анализировать огромный материал чрезвычайной сложности, связанный с различными областями человеческой деятельности, с различными областями знаний, систематизировать его, выделять существенное, намечать планы эффективных действий и предвидеть их последствия, а также, в случае необходимости, при резком изменении обстановки, быстро менять эти планы. Все это невозможно без основательной интеллектуальной и специальной подготовки и достаточного опыта работы. Как правило, лучших руководителей отличает высокая культура, образованность и большой многогранный опыт работы.
Высокая организационная культура руководителя предполагает, что он знает как надо и умеет: спроектировать эффективную организационную структуру управленческого аппарата и технологию процессов управления; отобрать и расставить подчиненных по участкам работы с учетом их деловых и личных качеств; эффективно распределить функции, права, ответственность между своими заместителями, руководителями подразделений, исполнителями; поставить задачи подчиненным; спланировать и скоординировать их работу; эффективно организовать их труд; планировать свое рабочее и внерабочее время; наладить эффективный контроль исполнения; проводить совершенствование аппарата управления на основе достижений науки управления и т.п.; изучать и внедрять отечественный и зарубежный опыт организационной работы.
Учет, анализ и планирование рабочего времени является одним из основных направлений организации труда руководителя.
Правильное планирование ежедневной работы, среднесрочной и долгосрочной деятельности позволяет получать значительный выигрыш во времени и достигать хороших результатов в работе.
Многие руководители нежелание или неумение планировать свое время пытаются оправдать вероятностным и даже непредсказуемым характером деятельности. Результатом такой организации труда руководителя, как правило, является постоянное увеличение его рабочего дня до 9, 10, 12 и даже до 14 часов в сутки, и как следствие этого, постоянные перегрузки, подрывающие здоровье, снижение внимания семье, отсутствие времени на повышение квалификации, на повышение своего культурного уровня и т.п.
Рациональная организация труда - это не личное Дело руководителя. Неупорядоченность рабочего дня, его постоянная занятость решением мелких частных проблем, штурмовщина создают в организации и аппарате управления обстановку нервозности, неопределенности. Она начинается с руководителя и возвращается к нему же в виде неупорядоченной, малоэффективной работы всего коллектива.
Для того чтобы научиться эффективно планировать свое время, необходимо научиться правильно определять, куда, на какие работы тратится рабочее и внерабочее время. Поэтому рекомендуется периодически проводить специальные наблюдения, изучать собственные затраты времени в течение дня, недели, месяца.
Большой интерес для каждого руководителя и любого работника представляет знание собственного годового, полугодового, квартального и т. п. бюджетов времени.
Руководитель, имеющий представление о своем бюджете времени, может достаточно эффективно им распорядиться.
В мире бизнеса уже давно поняли, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-технических условий, но и от того, как он распоряжается самым ценным своим достоянием временем. Практически все зарубежные рекомендации деловым людям как стать предприимчивым и богатым начинаются с одного и того же - как учитывать, анализировать и планировать свое рабочее и нерабочее время. Чем лучше руководитель знает свой бюджет времени и свои служебные задачи, тем лучше он сможет распределить работу и организовать ее выполнение.
Периодический, многократный учет и анализ дадут возможность вывести определенные закономерности и характерные именно для конкретного руководителя причины потерь рабочего времени.
Результаты такого анализа и должны быть положены в основу работы по рационализации труда руководителя, совершенствованию планирования.
Очень важным является выбор целей и направлений анализа. Ими могут быть: определение фактических затрат времени на отдельные работы, выявление потерь времени, налаживание взаимодействия с заместителями, работа с подчиненными, работа с посетителями и т.п.