Организация труда руководителя
Результаты анализа проведенных исследований бывают неожиданными для самих руководителей. Выясняются такие большие потери времени и по таким направлениям, о которых руководитель и не подозревал. Они могут заставить руководителя пересмотреть некоторые устоявшиеся, привычные методы работы и разработать мероприятия по сокращению нерациональных затрат времени.
Само собой разумеется, что перечни выполняемых руководителем работ будут различными для руководителей различных организаций и их подразделений. Они будут также зависеть и от уровня управления, от цели исследования и т.п.
Руководитель может проводить анализ сам или привлекать других специалистов, однако важно, чтобы он с интересом и объективно относился к оценке организации своего труда. Нужно не только уметь, но и очень хотеть выяснить нерациональные затраты времени в своей работе и их причины и найти пути сокращения или даже ликвидации таких потерь.
В самом начале работ по учету, анализу и планированию собственного рабочего времени можно использовать рекомендуемые в литературе формуляры, приемы фиксации временных интервалов и методы обработки полученных данных. Наиболее интересными, на наш взгляд, являются рекомендации, предложенные немецким исследователем Зайвертом Л.
Для анализа потерь времени Зайверт Л. предлагает просмотреть список, включающий 30 самых существенных "поглотителей" или "ловушек" времени и наметить пять важнейших "своих". При этом не следует пугаться большого числа отмеченных причин потерь времени. Лучше расположить их в списке в соответствии с их важностью (прил. 3).
На основе результатов анализа перечня поглотителей времени, рекомендуется руководителям ЗАО "Альянс" выбрать 5 - 6 тех, которые характерны для стиля работы и найти способы их устранения или хотя бы снижения их воздействия.
Чем лучше руководитель планирует свое время, тем лучше он сможет использовать его в своих личных и профессиональных интересах.
Увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на исполнение и, в конечном счете, к экономии времени в целом.
Каждому руководителю необходимо научиться до 1% от планового периода времени тратить на планирование (год, месяц, неделя, день).
Каждый руководитель должен научиться составлять план лишь на определенную часть своего рабочего времени. Мировая практика рекомендует на планируемый бюджет времени выделять 60% времени, 20% - на незапланированные действия и 20% - на внезапно возникшие проблемы.
Следует работать над своими планами времени регулярно и систематично, последовательно доводить до конца начатое дело.
Не рекомендуется впадать в крайность чрезмерного планирования. Следует планировать лишь такой объем задач, который реально может быть выполнен.
При составлении планов работы руководитель должен внимательно ознакомиться с планами работы вышестоящих инстанций, а также общественных организаций, в работе которых он принимает участие. Это необходимо для того, чтобы учесть в своих планах их работу.
Начинают, как правило, с составления перечня наиболее важных работ года, квартала, месяца, а затем устанавливают сроки их начала и окончания. Временные периоды берутся на основе опыта прошлых лет.
Для правильной организации своего труда руководитель должен уметь определять продолжительность каждой планируемой работы, сроки ее начала и окончания. При этом следует обязательно сопоставлять время, необходимое для работы с имеющимся фондом времени.
Рекомендуется задавать точные временные нормы, и предусматривать в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
Поскольку планы распределения времени составляются не для того, чтобы облегчать жизнь руководителю, а для того, чтобы достигались его основные цели, следует проявлять большую гибкость в планирований при изменении внешних и внутренних условий.
Целесообразно, по возможности, сразу восполнять потери времени, например, лучше один раз дольше поработать, чем в течение следующего рабочего дня нагонять утраченное накануне.
Составлять свои временные планы следует на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и всегда будет иметься полный обзор дел.
Не выполненные задачи, которые не хочется вычеркивать совсем, следует перенести в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов. Следует фиксировать в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия.
Обязательно нужно устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Это приучает к дисциплине. Следует избегать нерешительности, промедления и откладывания дел.