Организация труда руководителя
С самого начала в личных планах рекомендуется установить, какую работу руководитель должен выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).
Необходимо оставлять в планах определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров и др. Планировать и использовать с толком нужно также свое свободное время и время, которое уходит на поездки и ожидания. Здесь большую помощь может оказать дневник времени.
Необходимо научиться резервировать продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач или для обработки нескольких мелких дел.
Следует резервировать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации.
Рекомендуется научиться вносить в свою деятельность разнообразие. Для этого следует чередовать выполнение долгосрочных и краткосрочных задач, работу в одиночку и в сотрудничестве.
Работа руководителя организации сложна, динамична, имеет много случайных и непредсказуемых событий, которые нарушают стройные, отлично составленные планы. Поэтому в мировой практике считается хорошим показателем выполнение личных планов более, чем на 60-70%.
Принципиально важно составлять в письменном виде планы на каждый день. Деловая активность руководителя становится целенаправленной и ориентированной на строгое следование разработанному плану.
Постоянное ежедневное планирование позволяет совершенствовать личную методику работы руководителя, способствует рационализации труда не только руководителя, но и его подчиненных.
Реальный план на день - это план, в котором содержится лишь то, что руководитель хочет, должен и может сделать в течение дня. Поэтому чем более реальными представляются поставленные цели и задачи, тем больше сил концентрирует руководитель на их достижении.
Разработку ежедневных планов целесообразно вести в следующей последовательности:
1) составить задания;
2) оценить продолжительность каждой работы;
) зарезервировать время на непредвиденные обстоятельства (рекомендуется это сделать в соотношении 60:40);
) принять решения по приоритетам и делегированию полномочий;
) проверить исполнение каждого пункта плана.
Если ежедневные планы руководитель разрабатывает именно так, то это позволит:
) лучше настроиться на предстоящий рабочий день и спланировать следующий день;
1) сконцентрировать свое внимание на наиболее существенном;
2) принять решения о делегировании полномочий;
) сократить нежелательные помехи и перерывы;
) уменьшить нервные напряжения и стрессы и улучшить самоконтроль;
) спокойно воспринимать непредусмотренные события;
) выигрывать ежедневно 10 - 20 % рабочего времени.