Информационное обеспечение деятельности руководителя
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет(ИНН/КПП);
- код формы документа;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
-адресат;
- гриф утверждения документа;
-резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
-отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию;
- идентификатор электронной копии документа.
Также необходимо указать требования к составлению бумажного информационного обеспечения руководителя.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
мм - левое;
мм - правое;
мм - верхнее;
мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08,09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
1. центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
2. флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
1. общий бланк;
2. бланк письма;
. бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, I6, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,. 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках:русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Политика по информационному обеспечению деятельности руководителей должна проводиться по многим взаимоувязанным направлениям в организации.
Следует формировать программы информационного обеспечения на основе выявления и обобщения информационных потребностей пользователей (руководителей) информации, которые должны содержать прогнозируемые долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные и оперативные требования к содержанию, виду, объему, источникам, регламенту и порядку представления необходимой пользователям (потребителям) информации.
Прежде чем формировать такие программы, любая организация должна иметь право на получение сведений об информационных системах, сетях, ресурсах, услугах, а право на их деятельность по созданию информационного обеспечения, распространению информации и информационных услуг должно определяться законодательно. Реализация этого права осуществляется в порядке, определенном Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации".
Обязанности информационного обеспечения деятельности руководителя целесообразно изложить в виде ряда положений:
- формировать информационные ресурсы в соответствии со сферой деятельности организации и компетенцией руководителя;