Информационное обеспечение деятельности руководителя
АСУ, как и любую современную информационную систему, которая имеет сложную многоплановую структуру, можно разделить на две составляющие - функциональную часть и обеспечивающую.
Функциональная часть решает те задачи, ради выполнения которых создается каждая отдельно взятая система. Эти задачи преобразуются в соответствующие функции АСУ.
Любая АСУ в процессе своей работы должна выполнять следующие функции:
· сбор, обработка и анализ информации (сигналов, сообщений, документов и т. п.) о состоянии объекта управления;
· выработка управляющих воздействий (программ, планов ит.д.);
· передача управляющих воздействий (сигналов, указаний, документов) на исполнение и контроль их передачи;
· реализация и контроль выполнения управляющих воздействий;
- обмен информацией (документами, сообщениями и т. п.) с другими связанными с ней автоматизированными системами.
Состав автоматизированных функций АСУ и степень их автоматизации определяются в соответствии с технико-экономическими показателями, а также с учетом необходимости освобождения персонала от выполнения повторяющихся действий и создания условий для использования его творческих способностей в процессе работы.
Обеспечивающую часть АСУ можно разделить на следующие составные части:
· программно-математическое обеспечение;
· информационное обеспечение;
· техническое обеспечение;
· методико-организационное обеспечение;
· лингвистическое обеспечение;
· кадровое обеспечение.
Опишем наиболее важные составляющие с позиции разрабатываемой проблемы.
Программное обеспечение АСУ должно обладать следующими свойствами:
· функциональная достаточность (полнота);
· надежность (в том числе восстанавливаемость и наличие средств выявления ошибок);
· адаптивность к изменяющимся условиям;
· возможность модификации системы при необходимости;
· модульность построения;
· удобство эксплуатации.
Можно выделить следующие группы технических средств, обеспечивающих функционирование современных информационных систем:
· средства вычислительной техники (ЭВМ различной производительности и назначения);
· средства коммуникации,
· средства организационной техники.
Средства вычислительной техники используются на всех стадиях обработки и хранения информации и являются основой для интеграции всех технических средств в единую автоматизированную систему.
Средства коммуникации предназначены, в первую очередь, для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют совместно со средствами вычислительной техники.
Оргтехника позволяет осуществлять с информацией различные действия (например, представление в различных формах, копирование и т. п.), а также вспомогательные операции в рамках различных задач информационного обеспечения управленческой деятельности.
Технические средства АСУ при взаимодействии с другими системами должны быть совместимы по интерфейсам с соответствующими техническими средствами этих систем и используемых систем связи.
Любое техническое средство АСУ должно допускать замену его аналогичным техническим средством без регулировки или каких-либо конструктивных изменений в остальных технических средствах АСУ.
Процесс автоматизации управления может осуществляться различными путями. В одном случае организация может установить и использовать компьютерные средства обработки информации лишь для упрощения некоторых рутинных операций процесса работы с документами. При этом общие принципы и методы работы с информацией остаются неизменными. Такой путь не является эффективным, так как не в полной мере использует возможности современных информационных технологий.
Принципиально другой подход заключается в создании комплексных систем автоматизации управленческой деятельности. Такие системы включают в себя не только средства обработки документов, но и системы управления базами данных, экспертные системы, современные средства телекоммуникаций и многое другое. Создание таких систем позволяет значительно повысить эффективность управления организацией.
Любая автоматизированная информационная система состоит из минимальных единиц - носителей - комплексов человек+машина. Такой единицей является автоматизированное рабочее место, что необходимо рассмотреть в сфере данной проблемы. Под автоматизированным рабочие местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы.
Индивидуальные рабочие места характерны для руководителей различных рангов. Групповые рабочие места характерны для лиц, готовящих информацию с целью ее дальнейшего использования и принятия управленческих решений руководителями (рабочие места финансистов, бухгалтеров, делопроизводителей и др.). На ручном немеханизированном рабочем месте в распоряжении работника имеется стол, специальная мебель, телефон, линейки, таблицы и другие подсобные средства. Механизированное рабочее место характеризуется включением в выполняемый на нем процесс простейших и программируемых калькуляторов. Компьютеризованное рабочее место предполагает непременное использование персонального компьютера с развитым обеспечением.