Анализ системы информационного обеспечения деятельности руководителя
Проведем анализ принятия управленческих решений по следующей градации - степень ответственности за его принятие:
· единоличное решение и персональная ответственность за него с правом подписи - Я;
· персональная ответственность за решение при коллегиальной форме принятия решения с правом подписи - V;
· то же без права подписи - Р;
· согласование, визирование - С;
· исполнение - Т.
Таблица 1
Анализ процесса принятия решений руководящими работниками
Наименование должности |
Процесс принятия решений | ||||
Я |
V |
Р |
С |
Т | |
Глава администрации |
+ |
+ |
+ |
+ | |
Начальник финансово - экономического отдела |
+ |
+ |
+ | ||
Заместитель главы администрации (Муниципальная собств.) |
+ |
+ |
+ | ||
Заместитель главы администрации (Социальная работа) |
+ |
+ |
+ | ||
Управляющий делами администрации |
+ |
+ |
+ | ||
Главный бухгалтер |
+ |
+ |
+ |
Проведенный анализ позволяет сделать следующие выводы:
· высокий уровень централизации власти
· отсутствие делегирования полномочий
· предельная загрузка главы администрации и его полная ответственность по всем вопросам
· номинальная ответственность руководителей отделов
· жесткая структура исполнителей.
Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно разделить на два вида: внешние и внутренние.
К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом, организациями, вышестоящей властью и населением.
Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации (см. рис. 2), информационные массивы, статистическая информация и т.д.
Надо отметить, что информация может быть двух видов - необработанная и обработанная. Скажем, информация, поступающая от потребителей, является первичной, необработанной, а внутренняя или, например, статистическая информация - чаще всего уже имеет определенную структуру и формат, что позволяет ее легче формализовать и быстрее обрабатывать. При этом она должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к информации.
Рисунок 2. Основные информационные потоки
Получаемая информация накапливается, обрабатывается и становится информационным ресурсом, включаемым в общую информационную систему, а Глава администрации и руководящие работники - владельцами информационного ресурса. При этом возникают две большие проблемы: возможность поиска необходимой информации и возникновение избыточности информации.
Рассмотрим основные информационные потоки и ресурсы.
Информационные потоки.
Перечислим виды, источники и получателей информации, поступающей в администрацию:
От муниципальных служащих - поступает делопроизводителю и далее по назначению - руководителю:
- служебные записки;