Анализ системы информационного обеспечения деятельности руководителя
- докладные;
заявления;
обращения и т.п.
От организаций и предприятий - поступает в профильные подразделения администрации города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база для эффективного управления, которая и составляет основу информационного обеспечения принятия управленческих решений:
- социальная - информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних);
- экономическая - информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;
юридическая, правовая - законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры;
организационная;
справочная - реестры, справочники, перечни.
Информационные ресурсы.
Информация, поступая в те или иные отделы, подразделения, накапливается там, определенным образом обрабатывается и структурируется, образуя информационные ресурсы.
В силу естественных объективных причин ресурсы являются распределенными, формируясь в различных подразделениях администрации.
Далее следует понимать, что при обработке часть информации остается на бумаге, часть переводится в электронный вид, некоторая часть особо ценной информации существует в обоих видах.
Такие логически связанные структуры информации мы будем называть базами данных (БД).
Структуры, хранящие и обрабатывающие базы данных, неизбежно вынуждены обеспечивать актуальность информации, т.е. регулярно ее обновлять и корректировать. Такие структуры мы будем называть источниками информационных ресурсов.
Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники.
В разрезе подразделений - базы данных по финансам и бухгалтерскому учету (единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному маркетингу, оперативная и т.д.
Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений.
Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций, как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и Георгиевскому району, система «Консультант - Плюс». Информация из указанных источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации.
Сегодня уже многие пришли к мысли, что информационная культура и культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому информационное обеспечение и как его составляющая система документооборота - такая же часть управленческой инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов - то есть неудовлетворительного и искаженного информационного обеспечения, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ или информацию.
Все документы, которые обращаются в системе и информационного обеспечения принятий управленческих решений, в администрации города Георгиевска разделяют следующим образом:
1. Входящие
2. Исходящие
. Приказы (основные документы в непосредственной реализации управления)
- по основной деятельности
- по командировкам
по личному составу
4. Внутренние
- финансовые
- служебные
Затраты на информационное обеспечение в администрации - это работа с документами, которая складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.