Анализ системы информационного обеспечения деятельности руководителя
Делопроизводителем организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику информационного обеспечения по данной подсистеме. Анализ дополнительно проведём по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.
Функции делопроизводителя:
1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.
2) Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.
) Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.
) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись Главе администрации.
) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.
) Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.
) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности.
) Формирование дел и сдача их в архив.
) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.
Функции секретаря - референта:
1) Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.
2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.
) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.
) Извещение сотрудников о проводимых совместно с Главой администрации совещаниях.
) Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)
) Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.
) Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.
) Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.
) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
) Ведение протокола заседаний ректоратов, оформление выписок из протоколов.
) Ежедневное составление совместно с Главой администрации плана его работы на день.
Фактически в приёмной работают два человека. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у руководителя может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. Могут часто возникать ситуации, когда руководитель на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа- запрещает, противореча себе. Главой администрации явно перегружен информацией и документами для оптимального принятия решений.
В администрации города Георгиевска есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота.
Рисунок 3. Схема документооборота
В результате просмотра журнала регистрации и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (2009 -2011). Из таблицы 2 можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.
Таблица 2
Анализ структуры документооборота
Наименование документа |
Количество документов |
Темпы роста, % | |||
2009 |
2010 |
2011 |
в 2010 |
в 2011 | |
к 2009 |
к 2010 | ||||
Входящие |
124 |
203 |
268 |
164 |
132 |
Исходящие |
384 |
402 |
431 |
105 |
107 |
Приказы |
870 |
798 |
934 |
92 |
117 |
в том числе: | |||||
- по основной деятельности |
157 |
116 |
196 |
74 |
169 |
- по командировкам |
215 |
328 |
222 |
153 |
68 |
- по личному составу |
498 |
354 |
516 |
71 |
146 |
Внутренние |
3841 |
3980 |
4080 |
104 |
103 |
в том числе: | |||||
- финансовые |
1492 |
1022 |
1056 |
68 |
103 |
- управленческая докумментация |
2349 |
2958 |
3024 |
126 |
102 |
Итого в год: |
5219 |
5383 |
5713 |
103 |
106 |
В среднем за день |
20 |
21 |
22 |
103 |
106 |
Доходы бюджета, тыс.руб. |
482330 |
562230 |
743975 |
116,6% |
132,3% |